エクセル・スプレッドシートでCRMツールを作る

「コストをかけずに身近なツールで簡単に顧客管理を行いたい」という企業には、エクセルシートでCRMツールを作成する方法があります。 本記事では、エクセルシートを使ったCRMツールの作成手順や、エクセルを使用する際の注意点について、分かりやすく解説していきます。

エクセルでのCRMツールの作り方

エクセルでCRMツールを作成する際は、以下の手順やポイントを踏まえて作成を行います。順を追って、作成方法を早速みていきましょう。

管理する項目を決める

まず始めに、顧客データベースで管理したい項目の選定を行います。

B to B企業であれば「会社名・連絡先・担当者名・顧客管理番号」など、また、B to C企業であれば「名前・会員番号・メールアドレス・購入商品」など、設定する項目は企業によってそれぞれ違います。

顧客データベース活用する自社の目的に応じて、必要項目の洗い出しを行いましょう。

顧客情報を入力していく

エクセルでCRMツールを作るにあたり重要なのが、項目を配置する場所です。エクセルでは横軸を基準に、データの並び替えや抽出を行いますので、項目は必ず列タイトル（横軸）に入力します。

また、1行につき必ず2件の顧客データを入力するのも大切なポイントです。例えば、住所項目を2行に分けて2つの住所を入力すると、データの並び替えや抽出結果が正しく反映されません。これらの注意点を踏まえて、情報を入力していきましょう。

見やすくする

入力するデータ数が増えてくると、問題となるのが表の見づらさです。必要な情報を見つけやすくするためにも、表を装飾して見やすくカスタマイズしましょう。

見やすい装飾として良く用いられるのが、罫線や網掛け、フォントの変更、セル幅の変更などです。特に1行おきに網掛けをすると、見やすさが格段に良くなります。

また、ウィンドウ枠の固定機能を使うと、スクロールしても項目が消えずに固定されるため、大量のデータを検索する際に大変便利です。

入力しやすくする

エクセルの機能を活用すれば、効率良くデータの入力業務を行うことができます。中でもおすすめの機能が、エクセルの入力規則です。

使用頻度の高い入力データを予め条件設定しておくことで、セルを指定した際に手入力しなくても、プルダウンから選択して入力できるようになります。

入力規則を設定することで、入力しやすくなるだけでなく、入力ミスの防止にも役立てることができます。

管理・使用しやすくする

顧客データを管理する上で重要なのが、誤入力を減らすことです。特に、データ入力でありがちなミスが重複入力です。これに関しては、「条件付き書式」の「セルの強調表示」を使えば、重複データに網掛けして瞬時に抽出することができます。

また、合わせて活用したいのが「フィルタ機能」です。フィルタを設定しておくと、並べ替えや特定データの抽出が簡単となり、データの管理・使用がしやすくなります。

Excelによる顧客管理の注意点

エクセルを使えば、コストをかけずに顧客管理を行えますが、一方で注意点もいくつかあります。

まず、入力ルールを社員全員に周知させる必要がある点です。入力ルールを設けずに自由に入力させると、データの抽出や並び変えで問題が生じる可能性が生じます。

また、データの改変や削除が容易に行えるため、セキュリティ面でも注意を払う必要もでてくるでしょう。

この他にも、複数人で同時に作業を行えないといった注意点がありますので、エクセルを使用する場合は、予め運用ルールを設けておくと良いでしょう。

エクセルを活用した顧客管理は、低コストで簡単に導入ができるといった利点がある反面、上述のような注意点もあります。セキュリティに配慮しながら効率よく顧客管理したいのであれば、CRMツールを導入するのがおすすめです。

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